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El archivo supera el tamaño máximo permitido: qué hacer en la sede electrónica

Estás adjuntando un documento en la sede electrónica y aparece un aviso: el archivo supera el tamaño máximo permitido. Antes de tocar el PDF, conviene saber qué límite has superado, porque la solución no siempre es la misma.

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Por qué aparece el error

Las sedes electrónicas ponen límites a lo que se puede adjuntar, pero no todas los ponen igual ni sobre lo mismo. Hay tres tipos de límite, y un mismo trámite puede combinar varios:

  • Límite por archivo. Ningún archivo puede pasar de cierto tamaño. Si un PDF lo supera, no se puede adjuntar aunque sea el único.
  • Límite total. La suma de todos los archivos adjuntos no puede pasar de cierto tamaño. Cada archivo puede estar por debajo del límite individual y aun así superarse el total.
  • Número máximo de archivos. Solo se admite una cantidad determinada de documentos por presentación.

El mensaje de error no siempre dice cuál de los tres has superado. Además, a veces el problema no es el tamaño: un formato que el trámite no admite o, en algunos trámites de la Agencia Tributaria, la carpeta donde está guardado el archivo (lo vemos más abajo).

Cómo comprobar el límite de tu trámite

El límite depende del trámite concreto, no solo del organismo. Búscalo en este orden:

  1. En el propio formulario, junto al botón para adjuntar.
  2. En el enlace de ayuda del formulario o en las preguntas frecuentes del servicio.
  3. En las instrucciones del procedimiento o, si es una convocatoria, en sus bases.

Ejemplos de límites en sedes oficiales

Estos son los límites que publican algunas sedes en las páginas que hemos consultado. Sirven como ejemplo de lo distintos que pueden ser: cada límite se aplica solo al servicio indicado y puede cambiar, así que comprueba siempre el de tu trámite.

  • Registro Electrónico General de la Administración General del Estado

    Por archivo:
    10 Mb
    Total:
    15 Mb
    Número de archivos:
    Hasta 5 documentos
    Formatos:
    No figuran en la página consultada
    Fuente oficial:
    sede.administracion.gob.es

  • Seguridad Social: aportar documentación a trámites abiertos ante la TGSS

    Por archivo:
    No lo indica
    Total:
    10 Mb
    Número de archivos:
    No lo indica
    Formatos:
    No lo indica
    Fuente oficial:
    sede.seg-social.gob.es

  • Seguridad Social: aportar documentación por un requerimiento del Instituto Social de la Marina

    Por archivo:
    No lo indica
    Total:
    5 Mb
    Número de archivos:
    No lo indica
    Formatos:
    No lo indica
    Fuente oficial:
    sede.seg-social.gob.es

  • Agencia Tributaria: documentación complementaria

    Por archivo:
    128 Mb
    Total:
    No lo indica
    Número de archivos:
    No lo indica
    Formatos:
    Entre otros: .pdf, .jpg, .png, .docx, .txt, .zip, .7z (lista completa en la «Ayuda» de cada formulario)
    Fuente oficial:
    sede.agenciatributaria.gob.es

  • Castilla-La Mancha: registro electrónico (registrounicociudadanos.jccm.es)

    Por archivo:
    5 Megabytes
    Total:
    No lo indica
    Número de archivos:
    Hasta 5 ficheros
    Formatos:
    pdf, jpg, png, tif, docx, odt y otros; zip y rar
    Fuente oficial:
    registrounicociudadanos.jccm.es

Datos consultados el 13 de noviembre de 2026. «No lo indica» significa que la página consultada no da ese dato, no que no exista límite. Las unidades («Mb», «Megabytes») se reproducen tal como las escribe cada organismo; consulta siempre el límite publicado en tu trámite concreto.

Fíjate en que, dentro de la misma sede de la Seguridad Social, un servicio admite 10 Mb en total y otro, 5 Mb. Por eso no sirve de nada aplicar el límite de un trámite a otro.

Cómo saber cuánto pesa tu archivo

  • En Windows: en el Explorador de archivos, haz clic derecho sobre el archivo y elige «Propiedades».
  • En Mac: selecciónalo en el Finder y elige «Obtener información».
  • En el móvil: en la app de archivos, abre la información o los detalles del archivo.

Si el trámite tiene un límite total, suma el tamaño de todos los archivos que vas a adjuntar. Y deja algo de margen: no quedarte justo en el límite evita sorpresas.

Cómo resolver el error en cuatro pasos

Primero el diagnóstico, después la solución.

  1. Paso 1: Localiza el límite

    Busca en el formulario o en su ayuda cuánto se admite por archivo, en total y cuántos archivos.

  2. Paso 2: Mide tus archivos

    Mira cuánto pesa cada uno y cuánto suman entre todos.

  3. Paso 3: Elige la solución

    Reducir, dividir o quitar páginas, según el límite que hayas superado.

  4. Paso 4: Comprueba antes de adjuntar

    Abre el resultado, revisa que se lee bien y vuelve a medir el tamaño.

Qué solución elegir según el límite que hayas superado

El límite por archivo
Reducir el tamaño del PDF o, si el trámite admite varios archivos, dividirlo en partes.
El límite total
Reducir el tamaño o quitar páginas que no hacen falta. Dividir no basta, porque el total sigue siendo el mismo.
El número máximo de archivos
Juntar varios documentos en un solo PDF, siempre que el resultado no supere el límite por archivo.

Importante: dividir un PDF en varias partes no reduce lo que ocupa la documentación en conjunto. Si tu trámite tiene un límite total, dividir solo te ayuda con el límite por archivo; para el total necesitas que los documentos ocupen menos.

Cuándo reducir el tamaño del PDF

Es la primera opción cuando el problema es el tamaño, sea por archivo o total. Casi todo el peso de un PDF suele estar en las fotos y en las páginas escaneadas, así que los documentos escaneados o hechos con el móvil son los que más se reducen. Uno de solo texto apenas cambia.

Con Comprimir PDF ves cuánto ocupaba el archivo y cuánto ocupa después. Nuestra herramienta no permite fijar un tamaño de destino: el resultado depende del contenido de cada documento, así que compruébalo con el límite de tu trámite. El proceso completo, los niveles de compresión y qué revisar después están en la guía Cómo reducir el tamaño de un PDF para presentarlo en la sede electrónica.

Cuándo dividir el documento

Divide el PDF cuando se cumplan las dos condiciones:

  • Has superado el límite por archivo.
  • El trámite admite varios archivos y el total de todos ellos cabe dentro del límite total, si lo hay.

Con Dividir PDF puedes separar el documento por intervalos de páginas, por ejemplo de la 1 a la 20 y de la 21 a la 40. Ponle a cada parte un nombre que deje claro el orden y comprueba que ninguna supera el límite por archivo y que no te pasas del número máximo de archivos.

La herramienta permite descargar las partes una a una o juntas en un ZIP. Adjunta los PDF, no el ZIP, salvo que el trámite admita archivos comprimidos.

Hay sedes que dan otras salidas. El Registro Electrónico General indica en sus preguntas frecuentes que, si la documentación excede el tamaño permitido, se pueden «realizar varios registros» hasta enviarla toda. Esa posibilidad la recoge esa sede para ese registro; en otros trámites, consulta sus instrucciones.

Cuándo eliminar páginas

Quitar páginas innecesarias puede reducir el tamaño del archivo, tanto si el problema es el límite por archivo como el total, y no afecta a la legibilidad de las demás. Es útil cuando el documento lleva:

  • Reversos en blanco de un escaneo a doble cara.
  • Páginas repetidas.
  • Anexos o documentos que el trámite no pide.

Puedes hacerlo con Eliminar páginas, eligiéndolas en miniatura. No quites páginas que formen parte de lo que te han pedido: un documento incompleto puede darte más problemas que uno pesado.

Cuándo juntar varios archivos en uno

Si el problema es el número de archivos, puedes unir varios PDF en uno solo con Unir PDF. Ten en cuenta que el resultado ocupa más o menos lo mismo que la suma de los originales, así que debe seguir por debajo del límite por archivo. Juntar no ayuda con el límite total.

Comprueba que sigue siendo legible

Antes de adjuntar el archivo final, ábrelo y revisa:

  • Que están todas las páginas y en orden.
  • La letra pequeña, los importes, las fechas y los números de documentos.
  • Los sellos y las firmas manuscritas escaneadas.

Si algo se ve borroso después de comprimir, prueba un nivel de compresión más suave y combínalo con dividir o quitar páginas. Hay más consejos en la guía Cómo reducir el tamaño de un PDF para presentarlo en la sede electrónica.

Cuando el problema no es el tamaño

Si el archivo está por debajo de todos los límites y la sede lo sigue rechazando, revisa otras causas:

  • El formato. Algunas sedes publican la lista de formatos admitidos; por ejemplo, el registro electrónico de Castilla-La Mancha indica que no admite archivos de sonido o vídeo como mp3, mp4 o mpg.
  • La ubicación del archivo en la Agencia Tributaria. Su página de ayuda recomienda guardar el archivo en la carpeta C:\AEAT y advierte de que, según el trámite, esa ubicación será obligatoria.

Documentos firmados electrónicamente

Si el documento lleva una firma electrónica, ten cuidado antes de modificarlo. Comprimir, dividir, quitar páginas o unir genera un archivo nuevo, y no podemos garantizar que una firma añadida antes siga siendo válida. Si puedes, prepara el PDF antes de firmarlo. Si ya está firmado y supera el límite, consulta con el organismo o con quien lo firmó cómo presentarlo.

Preguntas frecuentes

Dudas habituales cuando una sede rechaza un archivo por su tamaño.

¿Por qué me da error si mi archivo pesa menos que el límite?

Puede que hayas superado otro límite: el total de todos los adjuntos o el número máximo de archivos. Por ejemplo, el Registro Electrónico General admite hasta 10 Mb por documento, pero no más de 15 Mb entre todos y hasta 5 documentos. Revisa también si el formato está admitido.

¿El límite es el mismo en todas las sedes electrónicas?

No. Cada organismo y cada trámite fija el suyo. Incluso dentro de la sede de la Seguridad Social hay servicios con un límite total de 10 Mb y otros de 5 Mb. Consulta siempre las instrucciones de tu trámite.

¿Puedo presentar la documentación en varias veces?

Depende del trámite. El Registro Electrónico General indica que, si la documentación excede el tamaño permitido, se pueden realizar varios registros hasta enviarla toda. En otros trámites, consulta sus instrucciones.

¿Puedo adjuntar un archivo ZIP?

Solo si el trámite lo admite. La Agencia Tributaria incluye .zip y .7z entre los formatos de su documentación complementaria, y el registro electrónico de Castilla-La Mancha admite zip y rar. Ten en cuenta, además, que un ZIP normalmente reduce poco el tamaño de un PDF, porque muchos de sus contenidos ya están comprimidos.

¿Dividir el PDF soluciona el error?

Solo si has superado el límite por archivo y el trámite admite varios archivos. Si el problema es el límite total, dividir no sirve: la documentación ocupa lo mismo repartida en más archivos.

¿Por qué la Agencia Tributaria me pide guardar el archivo en C:\AEAT?

Su página de ayuda sobre la documentación complementaria recomienda guardar el archivo en esa carpeta y advierte de que, en función del trámite, la ubicación será obligatoria. Si un adjunto no se carga, comprueba también dónde está guardado.

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